Remote work productivity – cải thiện hiệu suất làm việc từ xa
Share
Đại dịch Corona bùng phát và lan rộng nhanh chóng trên phạm vi toàn cầu đã thay đổi hoàn toàn thói quen sống và làm việc của công dân thế giới. Các đường biên giới giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với cộng đồng, quốc gia với quốc gia đang được thiết lập rõ nét với khái niệm mới social distancing – hạn chế giao tiếp xã hội hay cách ly xã hội (theo Vietcetera,2020) nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe, hạn chế lây nhiễm virus COVID-19 hay SARS – COV2. Điều này đòi hỏi chúng ta chủ động làm quen với ‘’làm việc từ xa’’ hay làm việc tại nhà. Cho dù còn thử thách và khó khăn, làm việc từ xa mang lại nhiều trải nghiệm cá nhân thú vị và hứa hẹn trở thành một trong những giải pháp xử lý khủng hoảng, đóng góp vào phát triển lối sống bền vững trong tương lai. Cùng khám phá dưới đây các bí kíp làm việc từ xa của nhà du mục số (digital nomad) Hương Nguyễn (Hanna) qua hành trình 5 kinh nghiệm trong nhiều vai trò thú vị: blogger – freelancer – nữ doanh nhân.
Thiết lập Trạm làm việc từ xa (Remote Work Station)
Bàn làm việc cần được đặt ở nơi có dồi dào nguồn ánh sáng ban ngày tự nhiên, lý tưởng nhất là gần cửa số, điều này không chỉ đảm bảo tiết kiệm điện năng mà còn duy trì năng lượng dương (tính cực) từ ánh nắng mặt trời. Điều này giúp tầm nhìn được mở mang, kích thích sự sáng tạo và tránh việc tầm nhìn bị hạn chế, cảm giác bí bách, tù túng sau nhiều giờ làm việc nếu kê bàn đối diện với tường. Việc đặt ít nhất một chậu cây xanh nhỏ xinh trên bàn làm việc có thể mang lại lợi ích không ngờ cho chất lượng công việc, cây xanh cũng giúp cho việc thư giãn đầu óc, củng cố sức sáng tạo và hỗ trợ giảm các tác hại của ánh sáng xanh từ máy tính với thị giác của bạn.Vì vậy, thiết lập không gian làm việc hiệu quả là vô cùng quan trọng cho hiệu suất làm việc và tính bền vững năng lượng trên mọi mặt
Chăm sóc sức khỏe khi làm việc từ xa:
Ngoài việc chuẩn bị các dụng cụ, thiết bị cần thiết cho công việc, chúng ta cần đảm bảo sức khỏe, nên chuẩn bị 2 chai nước uống đảm lượng nước cung cấp cho cơ thể từ 1.5 – 2 l/mỗi ngày, đồ ăn nhanh lành mạnh, nhất là các loại thực phẩm giàu vitamin, đảm bảo ghế ngồi êm ái, thoải mái, tinh dầu thư giãn… Làm việc từ xa trong nhiều giờ sẽ gây ra hiệu ứng nam châm khiến chúng ta không ngừng rời khỏi chỗ ngồi và sao nhãng việc chăm sóc cơ thể, cung cấp đủ nước, các chất dinh dưỡng, cũng như việc quên vận động cơ bắp. Vì vậy chúng ta nên hình thành thói quen vận động sau 45-60’’ làm việc liên tục.Có thể dễ dàng tập các bài vận động nhẹ nhàng 5-10’’ trong quá trình giải lao. Kênh Youtube Co Lam Fit Farm hướng dẫn các bài tập vận động thật sự tiện lợi và thiết thực cho các ‘’du mục số’’ trong thời gian thư giãn và giải lao khi làm việc từ xa.
Thay đổi ‘’phong thủy’’ khi làm việc từ xa
Thay đổi linh hoạt, đa dạng không gian làm việc là yếu tố thú vị khi làm việc từ xa. Trong trường hợp công việc của bạn không bắt buộc sử dụng máy tính bàn (đặc biệt các bạn làm trong ngành công nghiệp sáng tạo như mình) hoàn toàn có thể làm việc tại nhà, linh hoạt thay đổi không gian làm việc có thể trên xofa, đứng trên quầy bar trong bếp, tại ban công, thậm chí trên giường nếu mình đang cần thả lỏng để sản xuất ra các ý tường mới – bao gồm cả bài viết này !). Một trong số các cách thay đổi ‘’phong thủy’’ cho nguồn sáng tạo mới: quán cà phê hoặc coworking space gần nhất cũng thật hay ho và lý tưởng! Đây cũng lý do và động lực để mình sáng lập nên CoXplore đầu năm 2019.
Giờ giấc làm việc từ xa
Nên tuân thủ theo giờ làm việc chính thống – làm việc theo khung giờ nhất định của bạn (giờ này tùy thuộc vào tính chất làm việc và múi giờ địa phương của mỗi cá nhân). Chẳng hạn, người phát triển dự án thường có giờ làm việc muộn hơn giờ hành chính truyền thống, hay freelancer sẽ cần làm việc linh hoạt theo khách hàng ở các múi giờ khác nhau. Cá nhân mình vẫn làm việc chủ yếu với các đối tác Việt Nam nên thường sẽ có giờ làm cố định từ 9AM -12PM, và 2PM – 6PM, sau đó buổi tối mình làm them các công việc dự án ngoài)
Trang phục làm việc từ xa
Trong trường hợp có họp, hội thảo trực tuyến, mình có thể đảm bảo tính chuyên nghiệp qua trang phục công sở ở nửa thân trên, nửa thân dưới có thể mặc các trang phục có tính chất thoải mái hơn
Thiết lập các cuộc họp trực tuyến ảo
Sử dụng các công cụ thiết lập cuộc họp tự động tích hợp với Zoom/Skype như Hubspot/Calendly có link liên kết các nền tảng họp trực tuyến, theo lịch của bạn trên Google Calendar
Hãy thoải mái đặt lịch hẹn với Hương nếu có câu hỏi gì về làm việc từ xa qua bằng cách click vào đường link sau đây:
Online Meeting cùng du mục số Hương Nguyễn
Kết nối xã hội khi làm việc từ xa
Để luồng trao đổi ý tưởng được lưu thông, chúng ta có thể cân nhắc nhiều cách thức khác nhau để kết nối từ xa như gọi video với đồng nghiệp hoạc các nhóm bạn có sở thích chung, tham gia các buổi làm việc nhóm ảo, thậm chí nên rủ bạn đồng hành cùng làm việc tại một địa điểm. Điều này nhằm giải quyết một trong các vấn đề đau đầu nhất của người làm việc từ xa đó là luôn trong tình trạng ’thèm người’. Nếu bạn là một người ưa thích làm việc cá nhân – làm việc 1 mình, thì việc có vật nuôi như chó hay mèo cũng giúp bạn giải tỏa tâm lý này. Do đó trước khi đại dịch corona bùng phát, mình có tổ chức nhiều sự kiện networking online & offline để có thể kết nối với nhiều người trong các mảng khác nhau hơn. Bạn hoàn toàn có thể tự cập nhật các sự kiện tại tp HCM qua Landed Vibe
Khả năng tập trung:
Làm việc từ xa thường gây mất tập trung nếu bạn chưa quen với việc tự giác, làm việc không có sếp quản lý trong khi có vô vàn cá yếu tố chi phối đang rình rập cám dỗ bạn như mạng xã hội, group chat hay netflix. Khi cần tập trung sâu vào 1 mảng việc nào đó thì mình thường bật chế độ ‘Do not disturb’ trên laptop Mac, để các khung chat vào browser Safari và các nhiệm vụ của công việc chính ở Chrome. Khi cần viết lách & đọc sách thì sẽ làm việc trên Evernote offline và tắt chuông thông báo (notification) ở điện thoại. Hiện tại đường link sau click hoàn toàn dành cho việc đăng kí thành viên miễn phí sử dụng Kindle trong hai tháng liên tiếp đã
Tối đa hóa năng suất công việc:
Luôn bám sát các tiêu chí mục tiêu/ đánh giá định lượng (KPIs/OKRs) trên các ứng dụng quản lý công việc như Trello, Jira, Asana, Base (Việt Nam) – phù hợp chất công việc và văn hoá doanh nghiệp của bạn. Một trong những trang thông tin hữu ích cho các DNs là Vietnam Remote Work, tại đây bạn dù là người bắt đầu trở thành hay đã là một nhà ‘’du mục số”” thực thụ đều có thể tìm thấy các chia sẻ cần thiết và giá trị.
“Món ăn” âm nhạc
Âm nhạc là món ăn tinh thần không thể thiếu khi làm việc từ xa, mình thường bật playlist ‘work music’ khi làm việc để tránh không khí nhàm chán khi làm việc một mình. Tuỳ tính chất công việc liên quan tới sáng tạo, công nghệ, pháp lý hay phát triển sản phẩm, ngôn ngữ sử dụng bằng Tiếng Anh hay Tiếng Việt, mình sẽ nghe thể loại nhạc phù hợp để tình thần thoải mái, phù hợp với công việc đang làm. Ngoài ra việc trau dồi các kỹ năng cấp thiết như nâng cao trình độ ngoại ngữ cũng là một mục tiêu ngay trong tầm tay trong mùa dịch corona với hỗ trợ công nghệ từ ứng dụng AI thông minh và hoàn toàn miễn phí ELSA.
Mong chúng ta’ đảm bảo sức khỏe khi làm việc từ xa, để khi mùa corona sớm qua đi, chúng ta có thể tiếp tục hành trình ‘’xê dịch’’ – du lịch để khám phá – chúng ta lại có thể xách laptop và làm việc như những digital nomad – du mục kỹ thuật số – tạo ra các sản phẩm sáng tạo mọi lúc mọi nơi!
Biên tập: Quỳnh Anh.
