Remote Team’s Culture  –  Làm giàu văn hóa cho nhóm làm việc từ xa

Trong bối cảnh làm việc từ xa không còn chỉ trở thành giải pháp mà còn là the new normal điều bình thưởng mới được thiết lập trong lối sống của hầu hết tất cả mọi người – điều mà trước nay chỉ các ‘’du mục số” có trải nghiệm rõ ràng nhất, việc xây dựng văn hóa của nhóm làm việc từ xa là một mấu chốt quyết định đến thành công trong vận hành, quản lý và gặt hái thành tựu của các dự án nhóm kỹ thuật số. Văn hóa tổ chức là xương sống trong xây dựng chiến lược, và vì vậy điều này cũng là yếu tố quan trọng khi quản lý từ xa. Khi ngày càng nhiều hơn các nhóm làm việc từ xa (remote team) mới dần được hình thành tại Việt Nam và trên thế giới, ý thức sớm cho định hướng và phát triển văn hóa nhóm/ tổ chức này là vô cùng quan trọng. Dưới đây, Asia’s Nomad mong được chia sẻ đến cộng đồng Digital Nomad (DN) của mình các chiến lược xây dựng văn hóa nhóm làm việc từ xa để đạt được kết nối nội bộ sâu sắc, đảm bảo duy trì bền vững, kích thích sự sáng tạo và các tiềm năng nhóm remote.

🌕 Xác định giá trị cốt lõi và tầm nhìn chung – Team’s Core Value and Vision

Xác định từ 3 đến 5 giá trị cốt lõi là nền móng cơ bản cho việc gây dựng bản sắc văn hóa của nhóm bạn. Ví dụ giá trị có của một nhóm làm việc từ xa có thể là Vui – Sáng Tạo – Cam kết – Chia sẻ, và từ đó các thành viên sẽ làm việc dựa trên tinh thần với này, được thể hiện qua tác phong làm việc cá nhân trong nhóm, hoạt động cộng đồng, ngôn ngữ sử dụng, mức độ tương tác và kết quả công việc… Giao tiếp nhắc lại cho nhau về giá trị cốt lõi của nhóm chính là cách làm cột sống văn hóa vững chắc hơn.

Với tầm nhìn chung, các thành viên có thể nắm bắt được hướng đi, đích đến hướng tới của tất cả các thành viên, điều này sẽ giúp ‘thuyền trưởng và các thuyền thủ” có cùng cam kết và tiếng nói nhằm tìm ra hòn đào chung. Việc thường xuyên thảo luận về tầm nhìn/ định hướng chung góp phần củng cố sức mạnh gắn kết của cả nhóm.

🌕 Giao tiếp từ xa tối ưu – Remote Communication Mastery

🌙 Công cụ làm việc & kênh liên lạc cho nhóm – Tools & Communication Platforms

Điều này được xây dựng trên sự phối hợp ăn ý giữa kỹ năng giao tiếp của nhóm và nền tảng công nghệ phù hợp. Từ đầu, nhóm làm từ xa cần xác định rõ các phương thức liên lạc và quản lý thông tin hiệu quả nhất đối với tính chất công việc với sự đồng thuận của các thành viên. Dù hoàn toàn có thể linh hoạt sử dụng đa dạng các nền tảng, nhóm làm việc từ xa cần tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp bằng việc sử dụng nhất quán kênh truyền thông chính cho từng hoạt động:

📅 Lên lịch & quản lý tiến độ công việc: Trello, Mural, Asana, Jira, Box, Google Calendar, …

📲Nhắn tin nhanh: Slack, Telegram, Whatsapp, Viber, MS Team, Facebook Messenger …;

📩 Thư điện tử: Gmail, MS Outlook; …;

💻Họp nhóm ảo/ hội thảo trực tuyến: Skype, Zoom, Cisco Webex, Hangout…;

📢 Truyền thông thương hiệu: WordPress, Wix, Pinterest, Facebook, Youtube, Twitter, Instagram,…;

🎨 Thiết kế trên Canvas; Marvel; Adobe Indesign; Zeplin, Mural,…;

📝Tạo văn bản tại Google Docs, WordPress, Grammarly, Evernote

💾Lưu trữ và trao đổi tài liệu có Google drive; MS Onenote, DropBox …

🌙 Ảo để Thật – Virtual-to-Real

Dù làm việc từ xa giúp nhóm tối ưu được sự linh động nhất về không gian nhưng thời gian và lịch làm việc thì cần được giao tiếp rõ ràng để các cá nhân tuân thủ theo kế hoạch, các hạn chót (deadlines) và mốc đích (milestones) cần được cụ thể hóa cùng nhiệm vụ được phân bổ rõ ràng cho các thành viên. Chủ động tương tác trong nhóm giữa các thành viên giúp đạt được các mục tiêu cá nhân và chung một cách nhanh chóng. Ngoài ra các thành viên cần cập nhật thường xuyên tiến độ trong công việc vì điều này quyết định các mảng việc khác liên quan.

🌙 “Ngày mới vui vẻ !…” – “Good day ! / Bonne journée ! / Buongiorno ! …”

Giống như việc đi quanh văn phòng một lượt để hỏi thăm các cộng sự về buổi chiều hôm trước khi mới tới văn phòng,việc gửi lời “Ngày mới vui vẻ…” hay lời chúc mở đầu cho ngày làm việc mới tới cả nhóm vào buổi sáng có ý nghĩa kết nối giản dị nhưng ý nghĩa. Ngay cả khi việc kết nối cá nhân có phần hạn chế do khoảng cách không gian, ngôn ngữ giao tiếp vui vẻ và sự chia sẻ quan tâm đơn giản giữa các thành viên sẽ tạo ra không khí làm việc gắn kết và thúc đẩy sáng tạo giữa các thành viên. Ngoài ra điều này góp phần làm nổi bật cá tính, xây dựng sự năng động hoạt bát của cá nhân từng DN trong việc chia sẻ và tương trợ cho nhóm.

🌙 Chào đón góp ý – Open Feedback Culture

Văn hóa chia sẻ ý kiến và đánh giá cần được xem như là đòn bẩy khiến các thành viên tập trung vào công việc chung. Việc đón nhận ý kiến từ các thành viên là cách để các ý tưởng được đẩy lên các mức độ phát triển cao hơn. Sự chủ động chia sẻ ý tưởng, kế hoạch, góp ý khi làm việc từ xa với nhóm của mình sẽ nâng cao chất lượng kết quả công việc.

🌙 GIFs và Geek Memes

Hài hước trong giao tiếp giữa các thành viên như dịch vụ giải khát trên văn phòng ảo, nó sẽ làm giải tỏa nhiều căng thẳng và mệt mỏi sau nhiều giờ làm việc của các thành viên. Đối với các DNs, việc dùng emoji sáng tạo, chia sẻ GIFs (ảnh động vui) và memes (hình chế hài hước) gắn liền với công việc hiện tại giúp năng lượng tích cực được tuần hoàn trong nhóm và phát triển các ý tưởng mới. Các trang web 9gag, GIPHY, Imgur, Reddit là các nguồn tìm kiếm memes và GIFs hay phổ biến được ưa chuộng và tìm kiếm gần đây như là như Tiktok (một nền tảng video âm nhạc ngắn để giải trí) cũng rất đáng tham khảo.

🌕 Trải nghiệm Cộng Đồng – Community Experience

Cộng đồng làm việc từ xa là hệ sinh thái lành mạnh và năng động cho các nhóm nhỏ hơn giao lưu và chia sẻ thông tin nhằm phát triển bản sắc riêng của nhóm. Tham gia cộng đồng làm việc từ xa hay cộng đồng các “du mục số” – Remote Community. Trong tuần qua cộng đồng Asia’s Nomad được giới thiệu đến các “du mục kỹ thuật số” (Digital Nomad – DN), đặc biệt tới Vietnam Digital Nomads (VDN), với mục đích kết nối, duy trì và làm phong phú thêm trải nghiệm chia sẻ kiến ​​thức trong cộng đồng DN trên, Asia’s Nomad mong muốn mang lại năng lượng tích cực, kiến thức hữu ích và chia sẻ và những giá trị kết nối “chia sẻ là quan tâm” cho mọi thành viên.

🌙 Câu chuyện của nhóm – Remote Team’s Story

Nhóm cũng cần có câu chuyện của riêng mình, đó là cách các thành viên tìm hiểu lại lịch sử hình thành, mong muốn chung của nhóm và nhắc lại mục tiêu chung. Câu chuyện đóng vai trò  phát triển văn hóa trong quá trình làm việc và qua các trải nghiệm cộng đồng để làm nổi bật văn hóa của nhóm. Câu chuyện được kể cũng sẽ giúp các thành viên mới tham gia hiểu nhóm. Mỗi DN trong nhóm mang bản sắc cá nhân thú vị với những trải nghiệm giàu qua du lịch đến nhiều vùng đất, họ chính là những người kể chuyện – storytellers hấp dẫn nhất, đặc biệt cho các chiến dịch marketing, kinh doanh sáng tạo và quảng bá thương hiệu cho sản phẩm/ dịch vụ.

🌙 Các cuộc họp nhóm trực tiếp – In-person meetings

Các cuộc họp mặt trực tiếp không được khuyến khích vào thời gian này, khi đại dịch COVID -19 hay SARS – COV 2. vẫn đang diễn biến phức tạp trên toàn cầu.Vậy chúng ta mong rằng khi vấn đề dịch bệnh được giải quyết triệt để, việc gặp gỡ và kết nối cá nhân trực tiếp lại trở thành điều ý nghĩa hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc kết nối cá nhân để có được kết nối sâu sắc hơn giữa các cá nhân trong nhóm vẫn hoàn toàn khả thi với họp mặt trực tuyến.

Hanna-Digital-Nomad

Gặp gỡ gương mặt Digital Nomad – Hương Nguyễn

Để gặp gỡ và đặt câu hỏi về làm việc từ xa với Hương Nguyễn – Cô nàng Digital Nomad “đa-zi-năng”(theo tạp chí Barcode Việt Nam, 2020), cô đã có 5 năm kinh nghiệm trong các vai trò: blogger – freelancer – doanh nhân, bạn có thể book lịch hẹn qua Online Meeting cùng du mục số Hương Nguyễn

🌙 Khóa tu dưỡng cộng đồng – Community Retreat

Khóa tu dưỡng cộng đồng là các chương trình nghỉ dưỡng kết hợp phát triển cá nhân qua các hoạt động tập thể: thể thao, yoga, thiền, chơi trò chơi, xây dựng nhóm (team building) … Đây là các hoạt động ý nghĩa cho phạm vi nhóm và lớn hơn là cộng đồng làm việc từ xa. Các khóa hoạt động này thực sự hữu ích trong việc kết nối giữa các cá nhân trong một tập thể sâu và rộng hơn.

Khóa hoạt động cộng đồng VIETNAM WELLNESS RETREAT 2019 của các DNs – bới CoXplore

Ngoài ra việc ưu tiên sức khỏe và phát triển cá nhân của nhóm cũng là yếu tố chủ đạo để văn hóa nhóm làm việc từ xa được phát huy. Các thành viên sẽ chủ động thiết lập thói quen và lối sống lành mạnh, quan tâm đến việc chăm sóc sức khỏe, kỹ năng cá nhân, sau đó chia sẻ trải nghiệm thú vị cho nhóm của mình. Xây dựng bản sắc văn hóa khỏe mạnh cho nhóm làm việc từ xa sẽ thúc đẩy tinh thần đồng đội, năng suất và sức sáng tạo dồi dào, truyền động lực và tạo ra ảnh hưởng tích cực cho công việc chung.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *